はじめに
こんちには。
今回は業務上Microsoft PowerAutomateを使う機会があったので、備忘録を兼ねて実施した内容を残しておきたいと思います。
今回やりたいこと
- 定期的にSharePoint上にファイルが置かれるので、各メンバーにアップロードされたことを伝えたい
- その連絡を毎回するのは大変なので自動で通知したい
試したみた
Microsoft PowerAutomateは初めて使うのですが、こんな初心者な筆者でも利用できるように「テンプレート」が存在するようです。
検索窓で「アップロード 通知」で調べると、なんと今回のやりたいことと合っている「特定のドキュメントがアップロードされたときにチームに通知する」が存在するではないですか！
選択してみると下記のような画面になり、緑のチェックが付くと使えるようになるみたいです。
「続行」ボタンをクリックすると以下のような画面が出ます。
エラーが出ているので上から順に設定していきます。まずはSharePointをクリックします。
パラメータの設定メニューが出てきたので、各項目設定していきます。
- サイトのアドレス：ファイルが置かれるチームサイトのURL
- ライブラリ名：「ドキュメント」と書いてください
- 詳細パラメータのフォルダー：ファイルが置かれるフォルダー
これだけ書いたらSharePointの設定はOK。次は「通知する条件」を設定します。
「Post messageScope」を選択します。
以下のような形で条件を設定します。この設定だと「ファイル名にテストが含まれる場合」になります。
containsの左側が見えないけど「body/{Name}」となっています。
次はTeamsの設定です。同じようにクリックして見ましょう。
- 投稿者
FlowBot：フローボットとして投稿
User：ユーザー（フローの作成者）として投稿 - 投稿先
Channel：チャネルに投稿
Chat with Flow bot：個人間チャットに投稿
Group chat：グループチャットに投稿 - Team
投稿先に「Channel」を選択した場合に表示、通知先のチームを選択 - Channel
投稿先に「Channel」を選択した場合に表示、通知先のチャネルを選択 - Group Chat
投稿先に「Group chat」を選択した場合に表示、通知先のグループチャットを選択 - Recipient
投稿先に「Chat with Flow bot」を選択した場合に表示、通知先のメールアドレスを選択 - Message
通知する内容を記載
今回はちゃんと届くかどうかテストをしたいので、以下のような設定を行いました。
ここまで出来たらテストしてみましょう。画面右上の「テスト」メニューをクリックし手動でフローのテストを実施します。「手動」を選択後「テスト」ボタンをクリックします。
その後、先ほどSharePointの設定で指定したフォルダにファイルを置いてみます。
以下の通り、通知が来ましたね！
こんなに簡単に自動でTeamsに通知することができました！
条件や設定によっていろいろ応用ができそうなので、もう少し勉強してみたいですね。
